Nasazení Info Office online

Nasazením rozumíme provedení všech akcí, které jsou potřeba k tomu, aby se dal systém aktivně využívat. To je možné provést během jediného dne.

Aktivace služby

U poskytovatele služby vyžádejte vytvoření databáze a vytvoření příslušného počtu uživatelů pro jednotlivé aplikace.

Registrace uživatelů

viz. Nový uživatel

Základní ovládací prvky

Na obrazovkách aplikací najdete společné základní ovládací prvky:

Filtr v horní části formuláře

Tlačítka + a - pro přidání nebo odebrání položky ze seznamu. Tlačítko Export pro export položek do Excelu. Pole "Hledat" pro vyhledání textového řetězce ze seznamu.

V dolní části obrazovky pod seznamem je pás specifických příkazů a funkcí pro vybraný formulář.

Ekonomický systém

Pro práci se systémem je nezbytné naplnění základních číselníků. To se provede dvěma způsoby: Zadáním z klávesnice a importem z Excelu.

Údaje o firmě

Na úvodní obrazovce ES klepněte na název firmy. Otevře se formulář, kde doplníte základní údaje o firmě, střediscích a bankovních účtech. Logo se vkládá volbou "Načíst obrázek", která se zobrazí při najetí myší do pole obrázku.

Účtová osnova

Při vytvoření firmy jsou v účtové osnově pouze syntetická konta. Konta s analytickou částí můžete importovat z Excelu. Když jsou zadána všechna používaná konta, vraťte se v ES do Údajů o firmě, klikem na název subjektu, a zadejte v záložce "Ostatní" konta pro všeobecné účtování, zaokrouhlení atd.

Adresář

Založte adresáře a poté lze adresy a kontakty importovat z Excelu.

Složky dokladů

Číselníky >složky. Vytvoření složek dokladů bývá analyticky nejsložitější částí nasazení. Zadáte názvy, minima, maxima, účetní období, konta atd.

Stavy kont

Počáteční stav se zadává interními doklady do složky počáteční stavy. Doklady je možné připravit v Excelu a importovat je.

V případě, že budete nastavovat počáteční stav k začátku účetního období, převedete pouze zůstatky na rozvahových kontech. Interní doklad tedy bude obsahovat rozvahová konta a hodnoty MD a Dal budou odpovídat konečným stavům předvahy z minulého účetního období. Doklad bude datován na konec předchozího účetního období.

Nastavení počátečního stavu v průběhu účetního období (k datu nasazení) musí obsahovat počáteční stav tohoto období, které se provede podle předchozího odstavce a také obraty za již uplynulou část aktuálního účetního období do data nasazení. To znamená, že jeden doklad bude obsahovat počáteční stav a druhý doklad obraty (náklady i výnosy) za část účetního období. Ten bude účtován k datu nasazení.

Vycházejte z obratové předvahy a tu formátujte do Excelu pro import položek dokladu.

DPH

V DPH > sazby zadáte konta pro zaúčtování.

Číselníky

činnosti, zakázky, účetní období atd.

Počáteční stav salda

Pro rozvahová konta, pro něž chcete sledovat saldo, je potřeba vložit nevyrovnané položky k datu nasazení. Vložení se provede opět interním dokladem, na němž budou nevyrovnané položky včetně adres, jejichž názvy musí odpovídat názvům uvedeným v adresáři. Excel upravíme do formátu požadovaného pro import položek dokladu. Doporučujeme použít pro každé konto samostatný doklad. Tento doklad nesmí ovlivnit celkové obraty ani zůstatky příslušného konta. Pouze rozdělí zůstatek konta na jednotlivé hodnoty podle adres a variabilních symbolů.   

Provedení roční závěrky předchozího účetního období

Aby se počáteční stavy zohlednily k začátku aktuálního období, je potřeba provést uzávěrku předchozího období.

Obchodní databáze

Číselníky

skupiny, zakázky, MJ, doprava, druh pohybu atd.

Sklady

zadat používané sklady a konta, na které se účtují

Katalog produktů

Katalog produktů naplnit importem z Excelu ve formuláři Číselníky > produkty.

Ceny

Zadat Ceníky a poté do nich importovat ceny produktů z Excelu.

V této fázi již můžete vytvářet a účtovat nové doklady.

Personalistika a mzdy

Vytvořit období

ikonou (+) v seznamu období.

Číselníky

kalendáře, druhy docházky, nastavení – vybrat adresář zaměstnanců a institucí (musí existovat v ES, mzdové údaje

Zaměstnanci

Základní osobní údaje, mzdové údaje a údaje potřebné pro výpočet průměrů z minulých období se importuje z Excelu.