Doklady ekonomického systému

Doklady jsou vkládány do přehledně členěných složek (knih). Číslo dokladu musí být jedinečné v rámci celé databáze. Aktualizace dokladů i jejich položek jsou zaznamenávány a lze zobrazit historii změn podle uživatelů.

Složky dokladů

Složka může být určena pro jedno nebo více účetních období. Novou složku lze vytvořit pomocí volby místní nabídky "+" v Číselníky > Složky. Tam lze zadat všechny údaje nové knihy. Pro každou knihu je zadán název, interval číslování dokladů, měna, způsob účtování, výchozí hodnoty a další parametry.

Pozor! Číselné řady knih se nesmí překrývat, každá řada musí být jedinečná.

Typy dokladů

Pokladna

Je určena pro zadání příjmových a výdajových pokladních dokladů, jejich tisk a zaúčtování. Poskytuje informaci o aktuálním stavu pokladny a je možné tisknout pokladní knihu za zvolené období. Pro každou měnu je potřeba vytvořit samostatnou pokladní knihu.

K jednomu pokladnímu dokladu lze evidovat více paragonů. Má to význam, pokud jsou paragony účtovány na stejné konto. Paragony zadáváme volbou v dolním menu "Paragony" do nově otevřeného okna. Zadáme částku dokladu, automaticky se dopočte základ a DPH. Pokud automatický výpočet nesouhlasí s dokladem, lze hodnoty ručně upravit. Po sepsání všech paragonů okno uzavřeme, čímž se údaje uloží a můžeme doklad zaúčtovat.

Pokud je pokladní doklad daňovým dokladem, je jeho záhlaví po odevzdání přiznání DPH uzamknuto.

Došlé faktury

Zápis došlých faktur do jednotlivých knih, provádění platby, předkontace a zaúčtování do hlavní knihy. Faktury budou ihned po zapsání na soupisu dokladů pro DPH na vstupu a přiznání k DPH. Ze seznamu faktur lze tisknout kniha došlých faktur, likvidační list nebo schválit vybranou fakturu k proplacení.

Novou fakturu vytvoříte pomocí volby místní nabídky "+". V novém dokladu zadáváte typ dokladu (faktura/záloha), název, vyberete adresu, způsob platby, splatnost, variabilní symbol atd.

Do položky "K úhradě" uvádějte vždy částku určenou k proplacení.

Datum účtování slouží pro zaúčtování do hlavní knihy a tudíž účtování nákladů, datum uskutečnění plnění opište z daňového dokladu. Datum odpočtu určuje do jakého zdaňovacího období bude doklad zařazen. Jako výchozí hodnota je doplněn datum účtování.

Údaje týkající DPH mohou být automaticky uzamčeny po odevzdání DPH.

Zadání faktury v cizí měně - Nejdřív zadáte měnu na formuláři faktury a pak do položek sazeb DPH můžete již napsat celkovou částku v cizí měně. Ostatní položky DPH a základ se dopočítají v měně knihy.

Dále můžete z formuláře faktury přenést daňovou povinnost, zaúčtovat doklad, zobrazit ukázku zaúčtování, uzamknout doklad.

Schválení faktury k proplacení

Schválení faktury se provede na dokladu tlačítkem "Schválit". Informaci o schválení je možné zobrazit ve změnách dokladu (Aktualizace).  Faktury schválené k proplacení pak najdete v Platby > zaplacení došlých faktur, odkud se generuje platební příkaz do internetového bankovnictví. Neschválené faktury se neproplatí.

Bankovní výpisy

Načtení výpisu

Pro funkci načítání elektronických výpisů je nutné mít v "Platby - banky" zadán u vaší banky typ homebankingu (ABO, Multicash, ...)

Otevřete knihu, do které chcete výpis načíst a pomocí volby "Načtení výpisu" vyberete soubor pro import. Po načtení výpisu jsou doplněny všechny řádky výpisu, ale některá konta mohou zůstat nedoplněna. V tomto případě otevřete formulář a konta doplňte.

Zadání bankovního výpisu ručně

Otevřete knihu a vložíte novou položku (+). Do záhlaví dokladu doplňte celkové obraty na vrub a ve prospěch účtu. Každá položka výpisu bude odpovídat jednomu řádku formuláře.

Po zadání všech položek výpisu zkontrolujeme vyrovnaný stav MD - Dal v ukázce zaúčtování. Pokud účtujete na konta označená v účtovém rozvrhu jako saldokontní, program vyžaduje zadání variabilního symbolu a obchodního partnera.

Interní doklady

Do knih interních dokladů lze provádět automatické účtování kursových rozdílů, zaúčtování majetku či účtování zápočtů.

Ve finančních knihách lze automaticky účtovat k položkám dokladu kursový zisk a ztrátu a zaokrouhlení úhrady. Způsob zpracování je určen vlastnostmi příslušné knihy. Zaúčtování se provede automaticky do aktuálního dokladu po stisku tlačítka "Zaúčtování" > Provedení zaúčtování. Ukázka zaúčtování zobrazí položky na stránách MD, Dal a zda jsou vyrovnané.

Kursový zisk a ztráta

Kursové rozdíly jsou doúčtovány ke všem položkám dokladu na kontech, pro které je sledováno saldo, a to je v cizí měně vyrovnáno bez ohledu na to, zda byly úhrady prováděny z účtu v cizí nebo tuzemské měně. Číslo střediska, variabilní symbol a obchodní partner jsou převzaty z položky, k níž se doúčtování provádí. Jsou-li úhrady prováděny z účtu v tuzemské měně, je pro správné zaúčtování kursových rozdílů potřeba pro každou položku úhrady zadat i hodnotu v měně odpovídající faktuře, která je touto položkou hrazena.

Zaokrouhlení úhrady

Provede se zaúčtování zaokrouhlení úhrad pro rozdíl nižší než je stanoven ve vlastnostech příslušné knihy. Jestliže je požadováno zaúčtování zaokrouhlení a není stanovena výše rozdílu, jsou postupně nabízeny všechny nevyrovnané položky dokladu a uživatel rozhodne o jejich zaúčtování.

Vydané faktury

Do těchto knih se většinou zadávají faktury vytištěné mimo Info Office, které chcete zaúčtovat a uvést do přiznání k DPH nebo doklady o spotřebě. Předkontaci tržeb musíte ovšem narozdíl od faktur vystavených v Obchodní databázi zadat do formuláře. Běžné faktury s řadou položek se proto vystavují v Obchodní databázi.

Účtování dokladů

Doklad je možné zaúčtovat ihned po zadání příslušné předkontace. Je možné zobrazit zaúčtování nebo ukázku zaúčtování, která zobrazí jak by se doklad zaúčtoval provedením zaúčtování, ale zaúčtování neprovede. Tato volba je vhodná, pokud nejde doklad zaúčtovat z důvodu formálních chyb.

Pro knihu je potřeba zadat konta a střediska pro účtování.

Ve vlastnostech knihy lze určit parametrem zaúčtovat pouze vyrovnané doklady, zda budou zaúčtovány pouze doklady bez formálních chyb. Pokud doklad obsahuje formální chybu, nezaúčtuje se. Pokud byl již dříve zaúčtován a po aktualizaci byl změněn tak, že je formálně chybný, zaúčtování se odstraní.

Pokud je zadán parmetr knihy účtovat on-line, doklad se zaúčtuje vždy po jeho aktualizaci nebo explicitně volbou místní nabídky.

Způsob ocenění

Pouze z kursového lístku

Kurs se vybere v kursovém lístku podle data dokladu tak, že se vyhledá kurs k nejvyššímu datu, menšímu nebo rovnému datu dokladu.

Denní kurs

V kursovém lístku musí být zadán kurs k datu, které se shoduje s datem dokladu

Aktualizovat na dokladu

Kurs lze aktualizovat na dokladu.

Přístup

Pro knihu lze zadat výčtově seznam uživatelů, kteří budou mít do knihy povolen přístup. Tato možnost nenahrazuje uživatelské role. Pouze umožňuje odlišit uživatele se stejnými rolemi, například několik pokladních je zařazeno ve stejné roli a je potřeba zpřístupnit každé pouze její pokladnu. Pokud není zadán přístup pro žádného uživatele, mají do knihy přístup všichni uživatelé s příslušnou rolí. Přístupy se specifikují v Číselníky > složky > na konci řádky každé složky je volba "Uživatelé"