Složka může být vyhrazena pro jedno účetní období (kontroluje se datum vkládaných dokladů), ale není to podmínkou. Můžete pokračovat v jedné knize několik účetních období (pokud účetní období ve vlastnostech není zadáno).

V záložce „Oprávnění“ zadáme, zda je určena pro všechny uživatele nebo jen vybrané (zápis /čtení)

Výchozí vlastnosti složky se pak načtou do dokladu automaticky (např. způsob platby, druh dokladu, Pro vybranou složku lze tlačítkem Kopírovat vytvořit kopii se stejným nastavením.

Je možné vytvářet složky těchto typů:

· Vydané faktury

· Příjemky

· Výdejky

· Převodky

· Nabídky

· Objednávky

· Došlé objednávky

· Inventury

Ve vlastnostech složky se také nastavuje možnost tisku QR kódu na doklad buď pro QR fakturu nebo QR platbu (zjednodušený formát). Pro tisk QR kódu je třeba mít na dokladu nastaven způsob platby převodním příkazem a u bankovního účtu mít formát IBAN.

Stav "šablona" znamená, že je složka určená pro opakující se doklady, které si do složky zadáme a pak je vytváříme tlačítkem "ze šablony" na seznamu dokladů. Vytvoří se hromadně všechny doklady ze složky s aktuálním datem.

2. Číselníky – skupiny produktů, zakázky, měrné jednotky

3. Číselníky – produkty

4. Sklady – konta pro účtování – konto pořízení, zásob, nákladů, tržeb; povolit záporný stav.

Nový uživatel

Spustíte jakoukoliv aplikaci ze sady Info Office Online a kliknete na odkaz "Nemáte účet? Zaregistrujte se".

Postup pro vyplnění registračního formuláře:

1. Zadejte platný email a nechte si zaslat verifikační kód (tlačítko Poslat ověřovací kód)

2. Zadejte kód, který vám přišel do emailu > Ověřit kód

3. Zvolte si heslo a vyplňte vaše jméno > Vytvořit

Naskočí hláška, ať vyčkáte až zpracujeme vaše informace.

4. Poté nás kontaktujte, abychom věděli k jaké firmě a které aplikace máme k uživateli přiřadit

5. Přihlaste se do aplikace přihlašovacími údaji zadanými při registraci

Účet je platný pro všechny aplikace Info Office Online. Heslo si může uživatel sám resetovat.

Zapomenuté heslo

Na přihlašovací stránce jedné z aplikací klikněte na "Zapomněli jste heslo?" a postupujte podle pokynů:

1. zadejte email

2. nechte zaslat ověřovací kód

3. na email přijde kód, který zadáte do pole a kliknete na "Ověřit kód"> Pokračovat

4. zadejte nové heslo 2x > Pokračovat

5. změna proběhne a přihlásíte se již novým heslem

Odesílání dokumentů emailem

Dokumenty lze ze systému odesílat dvěma způsoby:

1. Přes email uživatele

V tomto případě je potřeba doplnit k uživateli údaje potřebné pro přístup k jeho schránce (ES hlavní > uživatelé – záložka EMAIL). Možnost přihlášení přes Microsoft365 nebo SMTP. Heslo je uloženo zašifrované.

Přihlášení provedete po spuštění aplikace klepnutím na jméno uživatele na úvodní

obrazovce, nebo se vyžádá automaticky při prvním odesílaném dokumentu.

Odeslané emaily budou v odeslané poště uživatele.

2. Základní

Pokud zvolíte tento způsob odesílání, emaily se budou odesílat přes schránku Info Office a u odesílatele bude uvedeno no-reply@infooffice.online (nelze na něj odpovídat)

Adresy

Vyhledávání v adresáři

Vyhledávat lze pomocí pole Hledat. Řadit lze pole podle libovolného sloupce seznamu poklepáním na nadpis sloupce.

Přidání adresy

V případě, že hledaný obchodní partner dosud v adresáři není, přejdeme na Adresář a adresu přidáme. Poté přejdeme na obrazovku dokladu a nová adresa se již ve výběru nabídne.

Přidání adresy přes tlačítko (+) nabídne vyhledání v rejstříku ARES podle názvu nebo IČ. Pokud by se adresa nevyhledala, zavřete vyhledávání ARES a zobrazí se prázdná karta Adresy k manuálnímu zadání.

Adresa

Adresní karta obsahuje potřebnou identifikaci a kontakty subjektu, nastavení specifického účtování, splatnosti či způsobu platby.

Na kartě je možnost „Ověření DIČ“ – ověření registrace a spolehlivosti plátce

Uživatelé

Jméno uživatele a kontaktní údaje se použije v historii dokladu (Log), na zápatí tištěných sestav nebo na formulářích.

Dále je v Adresy – uživatelé nastavení podpisových certifikátů.

Doklady

Doklady jsou vkládány do přehledně členěných složek (knih). Číslo dokladu musí být jedinečné v rámci celé databáze. Aktualizace dokladů i jejich položek jsou zaznamenávány a lze zobrazit historii změn podle uživatelů (LOG)

Faktura

Druh dokladu

Faktura - při prodeji se provádí současně odečet zboží ze skladu. Není možné fakturovat zboží, které na skladu není. Z formuláře faktury můžeme tisknout dodací list, odeslat fakturu emailem, převzít položky na jiný doklad, zaúčtovat či uzamknout doklad.

Záloha - je možné fakturovat jakékoliv položky z katalogu bez ohledu na aktuální množství. Může ale nemusí se účtovat (dle nastavení složky). Daňový doklad vystavený po zaplacení má jiné číslo.

Účet - Použijeme v případě, že zboží již bylo vyskladněno výdejkou nebo chceme fakturovat položky, které nejsou na skladě. Neúčtuje se sklad. Na vyfakturované zboží musíme později vystavit výdejku.

Dobropis a vrubopis - platí to, co pro fakturu. Musíme uvést záporné množství. Odečte se i množství na skladu.

Dobropis k účtu - vystavuje se k dokladu typu účet. Pohyb zboží se musí provést výdejkou.

Přijatá platba

Výpočet celkové částky faktury:

V položkách faktury jsou jednotkové ceny bez DPH. Jsou sečteny částky bez DPH jednotlivých položek pro příslušné sazby DPH, k nim je vypočtena DPH. Pokud je v údajích o firmě požadováno zaokrouhlení DPH na desetihaléře, je provedeno. V položkách faktury jsou všechny položky s jednotkovými cenami včetně DPH. Sečtou se ceny včetně DPH pro příslušné sazby, vypočte se základ DPH a DPH se stanoví jako rozdíl mezi cenou včetně DPH a základem.

Pokud doklad není v tuzemské měně, jsou základy DPH a DPH přepočteny na částky v tuzemské měně.

Pro zálohovou fakturu se vypočte příslušná výše zálohy podle zadaných procent nebo celkové částky zálohy.

Ve formuláři je zobrazena celková hodnota faktury. Pro každou položku faktury rovněž vidíme jeho průměrnou skladovou cenu, měrnou jednotku a katalogovou cenu.

Příjemka

Do knih příjemek vkládáme produkty, které přijímáme na sklad. Pro každou knihu lze nastavit řadu vlastností. Na příjemce je možné doplnit dodatečné náklady.

Dodatečné náklady

Při příjmu produktů na sklad často nejsou dostupné všechny složky skladové ceny. Aplikace umožňuje postupně doplňovat základní cenu i dodatečné náklady. Dodatečné náklady zadáme do detailního formuláře vybrané příjemky. Suma všech zde zadaných nákladů se rozpočte v poměru cen k jednotlivým položkám příjemky. Doklad a adresa jsou použity při zaúčtování dokladu v případě, že je pro konto pořízení požadováno sledování salda. Konto pořízení pro dodatečné náklady se nastavuje ve vlastnostech skladu.

Výdejka

Výdejku vytváříme v případě, že skladované produkty vydáváme ze skladu pro vlastní spotřebu a výrobu, nebo na nějakou zakázku, která bude fakturována později. Na fakturu pak lze převzít údaje z výdejek.

Druh výdeje

Chcete-li výdej nákladově členit, nadefinujte si druhy v Číselníky > druh pohybu. Pro každý druh pohybu je možné přiřadit nákladové konto, na něž bude výdejka účtována.

Vrácení produktu na sklad, dobropis

Vrácení produktu na sklad se provede zápornou hodnotou množství na výdajovém dokladu, nikoliv příjemkou. Ocenění této položky se může provést třemi způsoby:

- Zadáním dokladu jímž byl produkt ze skladu vydán. To je možné pouze v případě, že vrácení produktu je provedeno ve stejném účetním období jako výdej. Tato vazba zabezpečí, že skladová cena vráceného produktu bude stejná, jako cena vydaného produktu.

- Zadáním pevné skladové ceny k danému produktu. Tato cena se nebude při přecenění výdajových dokladů měnit a lze ji použít ve všech případech.

- Ocenění vrácené položky časovou cenou podle skladní karty, obdobně, jako běžná výdejka. Není možné provést, pokud je na skladě nulové aktuální množství.

Převodka

Slouží k provedení převodu produktů z jednoho skladu na druhý. Účetním dokladem je pouze v případě, že převod probíhá mezi sklady, které jsou na různých střediscích nebo jsou účtovány na různá konta.

Nabídka

Do nabídky lze zahrnout všechny položky z Katalogu produktů bez ohledu na to, jestli jsou na skladě.

Došlá objednávka

Obchodní databáze umožňuje evidovat přijaté objednávky, fakturovat je a sledovat jejich vyřízení.

Byznys logika obchodního případu

· Došlá objednávka

Po zadání záhlaví vytvoříme novou zakázku a ta se vloží do dokladu (Další – vytvořit zakázku)

Poté se přidají produkty. Zkontroluje se, zda se skladují. Na položce jsou odkazy na aktualizaci, stav produktu na skladech s proklikem na skladní kartu a odkaz na katalog produktů.

· Vydaná objednávka

V katalogu produktů zadáme dodavatele, kde chceme daný produkt objednat (záložka Ceny).

Volbou Další - Objednat se vystaví objednávky, které lze zobrazit volbou Doklady k zakázce. Zakázka i označení odběratele se přebírá z došlé objednávky.

V seznamu došlých objednávek se objeví objednáno. Lze filtrovat objednané nebo vyskladněné doklady.

· Příjemka

Doklad lze vytvořit převzetím z vydané objednávky. V seznamu vydaných objednávek se objeví dodáno a tím lze v seznamu také filtrovat.

Pokud se ve skladu sledují umístění, šarže a zakázky, je příjem proveden na zakázku tohoto dokladu a ve skladu bude na této zakázce evidován.

Z příjemky lze vytvořit došlou fakturu. Propojení je na základě adresy a VSym.

· Výdejka nebo faktura

Doklad se vytvoří převzetím z došlé objednávky.

Mezi všemi položkami dokladů, které byly vytvořeny převzetím nebo objednáním jsou vazby, takže lze převzít pouze do výše zdrojového množství. Převzetí lze provést po částech na více dokladů.

Na jakémkoliv dokladu lze zobrazit seznam dokladů se stejnou zakázkou a na skladových dokladech přehled zásob pro zakázku aktuálního dokladu.

Schéma obchodního případu

Obsah obrázku text, snímek obrazovky, řada/pruh, Písmo

Popis byl vytvořen automaticky

Sklady, účtování tržeb

Zaúčtování tržeb se řídí přednostně Skladem. Pokud ve vlastnostech skladu není konto tržeb zadáno, pak se řídí Skupinou produktu zadanou na kartě produktu (OD – číselníky - produkty).

Lze mít více skladů a k nim nadefinované složky dokladů.

Vlastnosti skladu:

· středisko

· zámek – datum zámku skladu

· záporný stav – povolit záporný stav

· celní sklad

· umístění – sledovat umístění

· konto pořízení, zásob (nutné mít zadáno u zboží), nákladů, tržeb. Pokud není zadáno, řídí se skupinou produktů (OD - číselníky – skupiny produktů)

Ceník

Lze zadat nebo importovat z Excelu. Ceny mohou mít omezenou platnost OD – DO.

Vlastnosti ceníku:

· Měna

· Cena zahrnuje DPH

· Druh - pro přecenění na dokladech + koeficient ceny (např. 1,2 = navýšení o 20%)

o Ceník + procenta

o Sklad + procenta

o Zdrojový doklad + procenta

Na vydaných fakturách je pak možnost „přecenění“ dle vybraného ceníku a přepočet cen dokladu.

Přehledy

Tržeb

Přehled je strukturován od celkové sumarizace za zvolený časový interval podle produktů nebo odběratelů až na jednotlivé doklady (faktury).

Příjem

Přehled nákupu je obdobný jako přehled tržeb. Po zvolení požadovaného období se lze postupně od skupin produktů přes adresy dodavatelů a produkty přibližovat k detailu, kterým je položka příjemky.

Výdej

Přehled položek lze vyfiltrovat datem, skladem, adresou, střediskem, skupinou, složkou apod.

Přehledy lze exportovat a dále analyzovat v Excelu.

Nevyúčtované platby

Seznam umožňuje rychlé vytvoření vyúčtovacího dokladu ze seznamu došlých plateb (zdrojem je zaúčtovaný výpis). Pokud k platbě není vytvořen doklad, vyberete platbu a složku, ve které se má doklad vytvořit a jedním klikem se vytvoří výsledný doklad s převzatými položkami např. ze zálohové faktury.

Inventura

Nový inventurní doklad lze ve složce vytvořit k vybranému datu (+) a naplnit:

a) tlačítkem "Vytvoření seznamu"

b) zadat manuálně (+) Produkt.

> poté zadáte skutečný stav skladového množství do sloupce "Množství". Jeden produkt může být uveden vícekrát s různými měrnými jednotkami (ks, balení)

> záložka Rozdíly - Výpočet rozdílů - vypočte a zobrazí se Inventurní rozdíl

Oprava inventury

Pomocí opravného příjmového nebo výdajového dokladu s datem nižším než datum inventury můžete vyrovnat inventurní rozdíly > po doplnění dokladů je potřeba znovu přepočítat inventurní rozdíly.

Ukončení inventury

Pokud chcete zamezit změně inventurních rozdílů v důsledku změn stavu skladu k datu inventury, musíte provést uzávěrku skladu datovanou po inventuře. Například inventuru provedete s datem 31.5.2023 23:58 a uzávěrku skladu s datem 31.5.2023 23:59.

Uzávěrka skladu

Sklady > uzávěrka

Uzávěrka skladů se provádí v případě, že všechny doklady k datu uzávěrky jsou zpracovány a nebudeme požadovat jejich další aktualizaci. Během uzávěrky se provede přecenění výdajových dokladů a je uložen aktuální stav skladů k datu uzávěrky. Doklady s datem nižším než datum uzávěrky jsou uzamknuty a nelze je dále aktualizovat. Uzávěrku skladů lze s příslušným oprávněním odstranit.

Uzávěrku skladů lze kombinovat s inventurou, ale není to podmínkou. Uzávěrka se provádí vždy na všech skladech současně ke stejnému datu. Všechny provedené uzávěrky jsou archivovány a lze je zobrazit.

Uzávěrka skladu souvisí se zámkem účetní uzávěrky. Nelze odstranit uzávěrku skladu s datem nižším, než datum účetní uzávěrky.

Kniha inventur

Inventurní doklady jsou řazeny do knihy inventur, jejíž číslování a konta pro účtování ztráty/přebytku nastavíte v Číselníky - složky.